HACCP體系與ISO9000一樣，要求建立有效的記錄保持程序，以提供HACCP體系符合相關(guān)要求和有效運(yùn)行的證據(jù)。所謂記錄是指"闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件"。企業(yè)應(yīng)編制形成文件的程序，以確保對記錄進(jìn)行有效控制。HACCP體系要求的記錄可分為兩大部分，一是SSOP監(jiān)控記錄；二是HACCP計(jì)劃要求的記錄。

    SSOP監(jiān)控記錄可以用來證明衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)操作程序（SSOP）被執(zhí)行的情況，以及SSOP制定的目標(biāo)和頻率能否達(dá)到GMP的要求。在制定SSOP時(shí)，應(yīng)考慮各項(xiàng)衛(wèi)生的監(jiān)測方式、記錄方式，怎樣糾正出現(xiàn)的偏差。對各項(xiàng)衛(wèi)生操作，都應(yīng)記錄其操作方式、場所、由誰負(fù)責(zé)實(shí)施等。 記錄的格式應(yīng)易于使用和遵守，不能過于詳細(xì)，也不能過松。

    HACCP計(jì)劃要求保持的記錄可提供HACCP計(jì)劃制定的是否合理、HACCP計(jì)劃是否被有效實(shí)施以及HACCP計(jì)劃被修改的必要性等方面的證據(jù)。它一般包括：危害分析（包括修改）、CCP確定（判斷樹的使用）、關(guān)鍵限值的確定（支持性文件）、CCP監(jiān)控活動（包括設(shè)備及其校準(zhǔn)）、糾正措施、HACCP體系改進(jìn)、HACCP工作單、人員培訓(xùn)（包括資格證書）、HACCP體系驗(yàn)證（內(nèi)審、外審）等記錄。

    這里需說明的是，在制定HACCP計(jì)劃時(shí)所需的支持性文件，作為可追溯性的證據(jù)，也應(yīng)以記錄的形式予以保存。HACCP支持性文件包括用于制定HACCP計(jì)劃的信息和資料。如書面的危害分析表、用于進(jìn)行危害分析和建立關(guān)鍵限值的任何信息的記錄。支持文件可以包括：制定抑制細(xì)菌性病原體生長的方法時(shí)所使用的數(shù)據(jù)；建立產(chǎn)品安全貨架壽命所使用的數(shù)據(jù)；以及在確定殺死細(xì)菌性病原體加熱強(qiáng)度時(shí)所使用的數(shù)據(jù)。除了數(shù)據(jù)以外，支持性文件也可以是與有關(guān)顧問或其他專家進(jìn)行咨詢的信件。另外，支持性文件還應(yīng)包括：HACCP小組的名單和他們的職責(zé)；在制定HACCP計(jì)劃中采取的預(yù)期步驟的概要以及必須先具備的程序等。

    由于各項(xiàng)記錄是判斷HACCP是否在執(zhí)行的依據(jù)或CCP是否受控的證據(jù)，因此必須確保記錄產(chǎn)生的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、原始性和完整性。各項(xiàng)記錄必須在現(xiàn)場觀察時(shí)記錄，不允許提前記錄或之后補(bǔ)記，更不允許偽造記錄；不允許任意涂改、刪除或竄改；各項(xiàng)記錄必須完整，不允許缺頁、缺項(xiàng)、缺內(nèi)容。因此，設(shè)計(jì)記錄表格時(shí)，在滿足記錄要求的前提下，應(yīng)使其具有可操作性，避免繁瑣。

    在記錄保持程序中，要規(guī)定對記錄進(jìn)行評審的間隔。只記錄不評審，就不會發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，從而達(dá)不到持續(xù)改進(jìn)的目的。根據(jù)法規(guī)要求，對監(jiān)控記錄、糾正措施記錄和驗(yàn)證記錄應(yīng)進(jìn)行定期評審，前兩種記錄要求在１周內(nèi)完成，后一種記錄要求在合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，所謂合理的時(shí)間是指加工企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，以及運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性來具體安排對驗(yàn)證記錄的評審。審核時(shí)主要審核是否按規(guī)定的方法和次數(shù)進(jìn)行監(jiān)測，是否符合CL，是否在必要時(shí)已采取了糾正措施各種記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索。記錄可以用計(jì)算機(jī)保存，但應(yīng)注意資料的完整性以及是否簽名的一致性。對記錄的控制要求采用顏色、編號等方式對記錄進(jìn)行標(biāo)識，以易于識別和檢索；安排適宜的環(huán)境貯存記錄，防止記錄的損壞或丟失；規(guī)定對記錄的防護(hù)、保管和借閱的要求；根據(jù)產(chǎn)品的特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求確定記錄的保存期，如冷藏水產(chǎn)品為1年；而冷凍水產(chǎn)品或其它貨物穩(wěn)定的制品一般為２年等；對于需銷毀的記錄，在程序文件中應(yīng)規(guī)定銷毀和處置的方法。"說到必須做到"，按照記錄保持程序的要求進(jìn)行記錄和控制，是HACCP體系成功運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的需要，也是認(rèn)證和官方驗(yàn)證的需要。