食品微生物實(shí)驗(yàn)室必須具有進(jìn)行食品微生物檢測所需的儀器設(shè)備、試劑和材料,分析結(jié)果的可靠性在很大程度上受使用儀器設(shè)備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務(wù)和供給質(zhì)量,確保所采購的物品符合測試工作要求,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)對所需購買的儀器設(shè)備和材料制定文件化內(nèi)容并規(guī)范采購程序,具體可遵循以下步驟和原則:
1.明確采購目的,編制采購文件
實(shí)驗(yàn)室在采購儀器設(shè)備和材料時(shí),必須明確需要采購的目的,確定采購物品的功能與系統(tǒng)的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表,在采購文件或采購申請表中,對所要采購的物品提出足夠的要求,并對其技術(shù)要求進(jìn)行詳細(xì)地描述,包括對儀器進(jìn)行的系統(tǒng)評估,能否滿足用戶的需要,價(jià)格是否適當(dāng),是否有研究與發(fā)展的空間,是否有質(zhì)量保證數(shù)據(jù)質(zhì)量能否提高,是否符合健康、安全、法規(guī)的要求等。同時(shí)還應(yīng)考察儀器與附件的大小、環(huán)境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(tǒng)(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)系統(tǒng)、健康與安全方面是否需要特許證等,上述資料可向銷售商索取。
2.評價(jià)采購文件
對編制的采購文件或申請表進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)的內(nèi)容包括:采購物品的技術(shù)指標(biāo)和對測試方法要求的滿足性;供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量對測試方法要求的滿足性等,以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設(shè)備的評價(jià),實(shí)驗(yàn)室相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織收集有關(guān)儀器設(shè)備的信息資料,核實(shí)采購文件中申請購置的儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格及性能指標(biāo)等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設(shè)備則需要設(shè)備管理部門請有關(guān)專家進(jìn)行論證和評價(jià)。
3.采購
采購申請經(jīng)批準(zhǔn)后應(yīng)對儀器設(shè)備的供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià),并保存評價(jià)的記錄和獲得批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單。儀器設(shè)備的采購應(yīng)選擇信譽(yù)高、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂的技術(shù)合同應(yīng)盡可能詳細(xì),合同中應(yīng)包括申請書中所有的技術(shù)指標(biāo)信息。購買國產(chǎn)的儀器設(shè)備時(shí)要注意檢查制造計(jì)量器具許可證標(biāo)志;擬購買的進(jìn)口的儀器設(shè)備若屬于《中華人民共和國進(jìn)口計(jì)量器具型式審查目錄》中的計(jì)量器具,應(yīng)經(jīng)過型式批準(zhǔn)。
二、儀器設(shè)備的招標(biāo)
2000年以來,我國陸續(xù)頒布了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國政府采購法》及一系列實(shí)施細(xì)則,首次從制度上將采購工作納入到法治化管理的軌道。目前,儀器設(shè)備的采購多采用招標(biāo)的方式進(jìn)行,從一定程度上規(guī)范了采購行為,強(qiáng)化了財(cái)經(jīng)紀(jì)律,提高了投資效益,促進(jìn)了廉政建設(shè),為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)提供了有力的物資條件保證。
1.編寫招標(biāo)采購文件
招投標(biāo)工作的程序一般為:標(biāo)書的制定,招標(biāo)信息的發(fā)布,評標(biāo)專家的聘請,供貨廠商的資質(zhì)審查,評標(biāo)及中標(biāo)合同的簽訂,合同的執(zhí)行及貨物驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。因此,標(biāo)書的制定是要做好的第一步工作。
為提高招標(biāo)采購的效果,在編寫招標(biāo)文件時(shí),應(yīng)根據(jù)采購的儀器設(shè)備物資內(nèi)容要求,科學(xué)合理地選擇評標(biāo)方法,制定嚴(yán)密的評標(biāo)細(xì)則,做到既不量身定制,又不無的放矢。不但要了解幾種評標(biāo)辦法的適用性及利弊,而且要通過測算規(guī)范評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)提高評標(biāo)的操作性。
編寫標(biāo)書人員要與實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員溝通,了解他們的需求,包括擬購儀器設(shè)備的性能、配置、技術(shù)參數(shù)和市場價(jià)格等方面,做到心中有數(shù),并可選擇地實(shí)地考察一些產(chǎn)品。結(jié)合本實(shí)驗(yàn)室的檢測工作及發(fā)展需求,選擇適合自身發(fā)展的儀器設(shè)備。利用實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員在了解儀器設(shè)備結(jié)構(gòu)方面的優(yōu)勢,與技術(shù)人員一起共同擬定技術(shù)參數(shù)要求。注重實(shí)用和經(jīng)濟(jì)的原則,合理配置,節(jié)省資金,讓有限的資金發(fā)揮最大效力。
2.對擬采購的儀器設(shè)備進(jìn)行信息篩選
在采購儀器設(shè)備前應(yīng)登陸相關(guān)的國家法定的官方網(wǎng)站,如國家食品藥品監(jiān)督管理局、衛(wèi)生部等相關(guān)網(wǎng)站,查詢擬購的儀器設(shè)備是否有不良事件報(bào)道,主要生產(chǎn)廠家的產(chǎn)品注冊證身份否過期,是否已經(jīng)停產(chǎn)或即將停產(chǎn)等。若發(fā)現(xiàn)有該類信息,應(yīng)即時(shí)加強(qiáng)對招標(biāo)文件的限制,防止采購回已落伍或存在安全隱患的產(chǎn)品。
3.對生產(chǎn)商資格進(jìn)行審查,提高招標(biāo)邀請質(zhì)量
在招標(biāo)采購工作的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),招投標(biāo)中不可避免地會(huì)遇到有些廠商中標(biāo)后不能很好履行合同,不按合同要求保證交貨質(zhì)量和交貨時(shí)間:也有廠商在招標(biāo)時(shí)互相串通,進(jìn)行不正當(dāng)競標(biāo)和抬高報(bào)價(jià):有的不按合同所承諾的服務(wù)條款進(jìn)行售后服務(wù):甚至有的中標(biāo)后又反悔,不愿繼續(xù)履行合同。這些現(xiàn)象的存在告訴我們,在當(dāng)前這種不規(guī)范的市場經(jīng)濟(jì)條件下,要做好招投標(biāo)采購工作,就絕不能忽視對供應(yīng)廠商的資格審查,要通過考察和調(diào)查,了解供應(yīng)廠商的資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模和實(shí)力、業(yè)績和用戶意見、質(zhì)量保證體系和售后服務(wù)體系等,真正把那些資質(zhì)高、信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)并在以往的供貨及服務(wù)方面表現(xiàn)俱佳的廠商作為邀請投標(biāo)對象,避免招投標(biāo)后期各種違背合同條款的現(xiàn)象和糾紛發(fā)生。
4.結(jié)合微生物檢測儀器設(shè)備特點(diǎn),正確選擇采購方式和評標(biāo)方法
微生物檢測用儀器設(shè)備具有專業(yè)性強(qiáng)、種類多、每種儀器的絕對數(shù)量少,有的生產(chǎn)廠家還具有單一性等特點(diǎn)。對于這類儀器設(shè)備的采購有的可以按計(jì)劃在規(guī)定的時(shí)間完成,有的卻無法預(yù)先安排,尤其是一些因突發(fā)事件所緊急采購的儀器設(shè)備,往往需臨時(shí)添置,短期供貨。在這種情況下,如果仍按照統(tǒng)一模式組織集中采購,勢必會(huì)影響到檢測任務(wù)的完成。因此,針對不同的儀器設(shè)備類別,選擇適當(dāng)?shù)牟少彿绞绞鞘直匾�。在�?shí)際操作中可根據(jù)情況分別采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)和詢價(jià)議標(biāo)等不同方式,正確處理操作的規(guī)范性和靈活性的關(guān)系。
另外,針對不同類別的儀器設(shè)備選取一種客觀實(shí)用的評標(biāo)方法,在招投標(biāo)中也是十分重要的。評標(biāo)是整個(gè)招標(biāo)過程中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),評標(biāo)是否公平、公正,直接關(guān)系到招標(biāo)的結(jié)果和效果。根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定,評標(biāo)時(shí)可采用的評標(biāo)方法通常有“最低投標(biāo)價(jià)法”和”綜合評估法”兩類。采用何種評標(biāo)方法,要視具體情況靈活決定。要把質(zhì)量和價(jià)格作為重點(diǎn),以實(shí)現(xiàn)效益最大化為目的,針對不同的購置項(xiàng)目,擬定相應(yīng)的評標(biāo)細(xì)則,保證評標(biāo)過程更為科學(xué)、客觀、公平和公正。
5.認(rèn)真貫徹招標(biāo)采購政策法規(guī),充分發(fā)揮評審專家和使用單位的作用
《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》中明確規(guī)定:評標(biāo)委員會(huì)的組成人員中,技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。另外,2003年財(cái)政部、監(jiān)察部又聯(lián)合下發(fā)了《政府采購評審專家管理辦法》,明確了專家在招投標(biāo)活動(dòng)中的重要地位和主導(dǎo)作用。由于被聘專家在相應(yīng)領(lǐng)域從事工作多年,精通業(yè)務(wù),熟悉產(chǎn)品情況和市場行情,掌握一定的招投標(biāo)法律法規(guī)知識(shí)。他們應(yīng)享有對招標(biāo)采購制度及相關(guān)情況的知情權(quán);對供應(yīng)商所供貨物、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的評審權(quán)和推薦中標(biāo)商家的表決權(quán)。他們應(yīng)參加招投標(biāo)的全過程,特別是評標(biāo)過程。
在整個(gè)過程中,評審專家應(yīng)以科學(xué)誠實(shí)、客觀公正的態(tài)度進(jìn)行評標(biāo)咨詢工作,向招標(biāo)單位提供真實(shí)可靠的評審意見,以確保所購儀器設(shè)備在功能上的適用性、技術(shù)上的先進(jìn)性、使用上的可靠性和經(jīng)濟(jì)上的合理性。招標(biāo)單位應(yīng)建立包含不同學(xué)科、不同專業(yè)、有一定人數(shù)的評審專家?guī)�,評標(biāo)時(shí)可根據(jù)產(chǎn)品類型隨機(jī)聘用有關(guān)專家參加儀器設(shè)備的招標(biāo)評審。
用戶作為儀器設(shè)備的直接使用者,他們應(yīng)熟悉檢測流程,具有豐富的儀器設(shè)備操作使用經(jīng)驗(yàn)。因此,讓使用單位代表參加儀器設(shè)備的招標(biāo)評審,對搞好儀器設(shè)備采購無疑會(huì)起到重要的作用。
6.保證全面履行合同,認(rèn)真做好檢查驗(yàn)收
合同的簽訂、執(zhí)行與驗(yàn)收,是整個(gè)招標(biāo)工作的最后環(huán)節(jié)。合同所列條款要符合評標(biāo)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容。要明確規(guī)定貨物的價(jià)款、付款方式、交貨時(shí)間和地點(diǎn)。還應(yīng)把廠商的服務(wù)承諾、質(zhì)保金留取比例、留取時(shí)限、是否有贈(zèng)送物品等一并寫進(jìn)。合同條款的擬定及合同草簽,由設(shè)備部門與廠商共同完成。
甲乙雙方必須按照合同的約定全面履行合同。為了保證合同的正常執(zhí)行,在合同文本中必須詳細(xì)規(guī)定有關(guān)違約追究處理?xiàng)l款。一般追究違約責(zé)任的方式有:違約金和賠償損失等,根據(jù)履約的需要,雙方可協(xié)商選取適當(dāng)?shù)倪`約責(zé)任方式和金額并列入合同條款。
相關(guān)設(shè)備部門要對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,合同執(zhí)行完畢后,要組織有關(guān)專家和用戶對合同的履行結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收,以確定所提供的儀器設(shè)備和服務(wù)是否符合要求。從以往合同執(zhí)行情況看,貨物的質(zhì)量問題是合同執(zhí)行的難點(diǎn)。因此,在訂立合同時(shí),就要規(guī)定出明確詳盡的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法。
7.簽訂合同應(yīng)明確的要求
在注重儀器設(shè)備性能指標(biāo)的同時(shí),還應(yīng)對以下方面作出明確要求,以便有效控制后續(xù)成本,保證儀器設(shè)備的順利安裝和使用。
(1)明確儀器設(shè)備的安裝、調(diào)試時(shí)間。要求廠商明確儀器設(shè)備安裝時(shí)間,若儀器設(shè)備對場地、電源、使用人員有特殊要求,廠商必須提前告之使用單位。對于大型儀器設(shè)備的安裝,如果安裝調(diào)試時(shí)間較長,還應(yīng)要求商家提供進(jìn)度實(shí)施表,以保證儀器設(shè)備安裝的順利實(shí)施。
(2)明確儀器設(shè)備維修響應(yīng)時(shí)間,加強(qiáng)對修復(fù)時(shí)間的限制。
(3)對采購的儀器設(shè)備,應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。由于招標(biāo)帶有不可確定性,有時(shí)采購的儀器設(shè)備,可能是實(shí)驗(yàn)室不熟悉的儀器設(shè)備,因此在招標(biāo)前,最好能限定部份商務(wù)條款,從而加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。
(4)要求廠商明確常用耗材、主要元件保用時(shí)間及價(jià)格的詳細(xì)清單。為此,在招標(biāo)談判中應(yīng)特別注意易損件、耗材、備件的優(yōu)惠折扣價(jià)等問題。定標(biāo)之前應(yīng)獲得廠商的書面承諾。
(5)采購前要求廠家書面承諾所售儀器設(shè)備機(jī)型的備件及耗材,廠家應(yīng)保證供貨時(shí)間不少于多少年;備件庫設(shè)在何地;備件送達(dá)實(shí)驗(yàn)室的時(shí)間多長;若不能維修,有何補(bǔ)償措等。
(6)應(yīng)注重對重要附屬設(shè)備或備件的配置。
(7)應(yīng)注意明確儀器設(shè)備所攜帶軟件的安裝、使用等方面的責(zé)任。目前許多儀器設(shè)備,尤其是分析儀器設(shè)備都設(shè)計(jì)了相關(guān)的分析和數(shù)據(jù)處理軟件,這些軟件需要安裝到計(jì)算機(jī)中。因此,在標(biāo)書中應(yīng)對專業(yè)的軟件安裝、使用以及數(shù)據(jù)處理等要求進(jìn)行規(guī)范。
(8)在可能的情況下,應(yīng)明確廠家有義務(wù)對實(shí)驗(yàn)室的使用人員和維修保養(yǎng)人員進(jìn)行儀器設(shè)備的短期技術(shù)培訓(xùn)。保證實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備使用人員在做好日常保養(yǎng)工作的同時(shí),也能處理一般的故障。同時(shí)廠家還應(yīng)提供必備的技術(shù)手冊、電路圖紙等資料,為用戶自行處理提供可能。
(9)應(yīng)對儀器設(shè)備的品牌、型號和生產(chǎn)商加以確定,防止供貨商提供假冒的儀器設(shè)備,并對相關(guān)承擔(dān)責(zé)任進(jìn)行規(guī)定。
三、儀器設(shè)備的安裝與驗(yàn)收
對測試質(zhì)量有影響的儀器設(shè)備,試劑和材料在使用之前必須根據(jù)采購文件進(jìn)行符合性檢查并記錄。對經(jīng)常使用、質(zhì)量穩(wěn)定的試劑和材料應(yīng)根據(jù)采購文件進(jìn)行符合性查收。對新的設(shè)備儀器購買后,首先要對該儀器設(shè)備進(jìn)行安裝確認(rèn),儀器設(shè)備必須由專業(yè)人員安裝在合適操作的環(huán)境場所,其基本程序是:開箱驗(yàn)收、安裝和運(yùn)行性能確認(rèn)。
安裝確認(rèn)的主要內(nèi)容有:
(1)清點(diǎn)儀器設(shè)備的軟件、硬件是否與裝箱單一致,檢查有無可見的損傷,確認(rèn)軟件與硬件的版本。
(2)登記儀器設(shè)備名稱,型號,生產(chǎn)廠商名稱,儀器設(shè)備的唯一性編號,生產(chǎn)日期,儀器設(shè)備使用者姓名,內(nèi)部固定資產(chǎn)設(shè)備的登記及安裝地點(diǎn)。
(3)收集匯編和翻譯儀器設(shè)備使用說明書和維護(hù)保養(yǎng)手冊。
(4)檢查并記錄所驗(yàn)收的儀器設(shè)備是否符合廠方規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。
(5)檢查并確保有該儀器設(shè)備的使用說明書、維修保養(yǎng)手冊和備件清單。
(6)檢查儀器設(shè)備的安裝是否恰當(dāng),氣、電、水及管路連接是否符合要求,模塊之間的通信是否良好,根據(jù)需要校驗(yàn)?zāi)K、軟件(版本)、安裝及硬件與軟件是否相容,是否有電磁干擾等。
(7)制定使用規(guī)程和維修保養(yǎng)制度,建立使用登記本。
(8)制定清洗規(guī)程。
(9)明確儀器設(shè)備技術(shù)資料(圖、手冊、備件清單、各種指南及該設(shè)備有關(guān)的其他文件)的專管人及存放地點(diǎn)。
(10)最后對確認(rèn)的結(jié)果進(jìn)行評估,有效的制定出設(shè)備的校驗(yàn)、維修保養(yǎng)、驗(yàn)證計(jì)劃以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。校驗(yàn)的目的是為了確保計(jì)量儀表在其量程范圍內(nèi)運(yùn)行良好,并且測量結(jié)果符合既定標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)生產(chǎn)商建議要求和該儀器的用途來確定校驗(yàn)或維修頻率。