此項(xiàng)工作對(duì)資深審核員來(lái)說(shuō)，看似是小事一樁。但對(duì)實(shí)習(xí)審核員和組織的內(nèi)審員來(lái)說(shuō)，卻一直是個(gè)難題。

 

　　本文按照國(guó)際慣例以及有關(guān)審核標(biāo)準(zhǔn)要求，談一下在質(zhì)量管理體系審核過(guò)程中開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告的基本要求及對(duì)標(biāo)原則，供大家參考并提出批評(píng)意見(jiàn)。

 

一、不符合項(xiàng)報(bào)告編寫(xiě)應(yīng)滿足的基本要點(diǎn)

 

　　所謂的不符合項(xiàng)就是指那些違背審核準(zhǔn)則的事實(shí)和證據(jù)。所謂的審核準(zhǔn)則在審核中一般包括法律法規(guī)要求、合同要求、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求和組織質(zhì)量管理體系文件要求。不符合項(xiàng)報(bào)告包括對(duì)不符合項(xiàng)事實(shí)的描述、不符合理由的陳述和不符合項(xiàng)性質(zhì)的判定三部分內(nèi)容。

 

　　不符合項(xiàng)事實(shí)內(nèi)容描述的基本要求可歸納為四條：以客觀事實(shí)為依據(jù)、以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩、通過(guò)審核組內(nèi)溝通，提出有深度的問(wèn)題、得到受審核方的確認(rèn)。

 

　　1、以客觀事實(shí)為依據(jù)

 

　　不符合事實(shí)必須是審核員親眼看到的、當(dāng)事人親口陳述的，以及審核員稽查受審核方的文件和記錄時(shí)查到的。這與司法機(jī)關(guān)“辦案子”有點(diǎn)類(lèi)似。

 

　　審核員應(yīng)把不符合項(xiàng)報(bào)告必須辦成“鐵案”，經(jīng)得起相關(guān)方的質(zhì)詢。這件事說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，但是必須與受審核方產(chǎn)品和服務(wù)的特點(diǎn)相結(jié)合，才有深層次的意義。

 

　　2、以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩

 

　　所謂的“以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩”，就是必須按照法律法規(guī)要求、合同要求、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求和組織質(zhì)量管理體系文件要求，檢查體系實(shí)施過(guò)程的符合性，而不能想當(dāng)然。

 

　　對(duì)于這種事實(shí)，還應(yīng)查組織的質(zhì)量管理體系文件中，有沒(méi)有不能用赤手拿印制板的要求。還有的審核員以自己的工作經(jīng)歷和自己所在企業(yè)的做法，去考評(píng)受審核方體系運(yùn)行情況，開(kāi)具的不符合項(xiàng)報(bào)告搞得受審核方莫名其妙。

 

　　再者，如果單體系質(zhì)量審核時(shí)，發(fā)現(xiàn)了涉及環(huán)境和安全的不符合項(xiàng)，可以給受審核方提出口頭交流，而不應(yīng)開(kāi)具不符合項(xiàng)，因?yàn)槟�的審核�?zhǔn)則是質(zhì)量管理體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，而不是環(huán)境、安全體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　3、提出有深度的問(wèn)題

 

　　所謂的“提出有深度的問(wèn)題”，可以從兩個(gè)方面去理解。

 

　　一個(gè)方面是對(duì)一些偶然發(fā)生的文件簽字不全、記錄編號(hào)斷續(xù)、必要的標(biāo)識(shí)漏寫(xiě)等問(wèn)題，雖然是不符合項(xiàng)，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量，當(dāng)面給受審核方提出，讓他們糾正就行了，不必開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告。

 

　　另一方面是要求您應(yīng)針對(duì)表象的問(wèn)題，進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖匪�，看看�?wèn)題產(chǎn)生的直接（初步）原因或普遍性。

 

　　如果多處審核場(chǎng)所都存在沒(méi)有標(biāo)識(shí)的問(wèn)題，性質(zhì)就變成嚴(yán)重不符合項(xiàng)了。

 

　　4、得到受審核方的確認(rèn)

 

　　所謂的“得到受審核方的確認(rèn)”，表面上好理解。但在事實(shí)過(guò)程中就存在一些問(wèn)題。

 

　　表現(xiàn)在審核員開(kāi)出了不符合項(xiàng)報(bào)告，或者是受審核方不認(rèn)可；或者是受審核方代表雖然在報(bào)告上簽字了，但心里卻覺(jué)得委屈。

 

　　要做好這件事，最簡(jiǎn)單的方法就是在審核現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)后，應(yīng)當(dāng)即給受審核方的陪同人和當(dāng)事人說(shuō)清楚。

 

　　必要時(shí)，也可給人家時(shí)間，讓人家拿出否定這個(gè)不符合項(xiàng)的證據(jù)。如果他們拿不出否定的證據(jù)，就能做到使受審核方心服口服。

 

二、文字描述的基本要求

 

　　不符合項(xiàng)事實(shí)描述中，除了以上的基本要求之外，還要在講究文字描述問(wèn)題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。

 

　　1、文字描述必須是確鑿的事實(shí)

 

　　經(jīng)過(guò)受審核方確認(rèn)，不會(huì)引起爭(zhēng)議。要做到這一點(diǎn)，除了滿足前面講的基本要求之外，還應(yīng)關(guān)注審核記錄問(wèn)題。審核員一定要在審核現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)形成記錄。俗話說(shuō)：好記性不如爛筆桿。有些同仁自持記憶力強(qiáng)，不及時(shí)進(jìn)行記錄，現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后才補(bǔ)充記錄并寫(xiě)不符合項(xiàng)報(bào)告，那樣很可能出錯(cuò)。

 

　　2、文字記錄的事實(shí)必須有可追溯性

 

　　要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就應(yīng)在不符合事實(shí)描述中關(guān)注五個(gè)關(guān)鍵詞，可稱(chēng)之為“五何”，即：何時(shí)、何地、何崗位、何樣本、何種情況。

 

　　3、語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔、清楚、問(wèn)題突出

 

　　這也是個(gè)別審核員容易犯錯(cuò)的地方。一張不符合項(xiàng)報(bào)告，光是事實(shí)描述就寫(xiě)了半頁(yè)紙，讓人看不懂，或者看著頭疼。一般講，用四號(hào)字體打三行字就足夠進(jìn)行事實(shí)描述了。你不是寫(xiě)論文、寫(xiě)書(shū)，也不是寫(xiě)“審核情景分析”，用不著長(zhǎng)篇大論。

 

　　4、事實(shí)的描述必須與不符合理由

 

　　一是審核員必須十分熟悉審核標(biāo)準(zhǔn)的要求。受審核方必須按規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)，適用于對(duì)錯(cuò)漏撿事件的對(duì)標(biāo)。而沒(méi)有檢驗(yàn)記錄，不一定人家就沒(méi)有檢驗(yàn)，要判標(biāo)準(zhǔn)的這句話，除非檢驗(yàn)員承認(rèn)自己漏檢了。

 

　　二是不符合項(xiàng)事實(shí)描述一定要為對(duì)標(biāo)打下“鋪墊”，不能讓人感覺(jué)到描述的事實(shí)與不符合理由沒(méi)有聯(lián)系，前后不連貫

 

三、不符合理由的陳述

 

　　指明該事實(shí)不符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的那一條哪一句話，這是不符合項(xiàng)報(bào)告十分重要的組成部分。

 

　　對(duì)標(biāo)的“學(xué)問(wèn)”最大，對(duì)標(biāo)的準(zhǔn)確性最根本的因素是基于審核員對(duì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)深刻理解。

 

　　同時(shí)，按照國(guó)際通行的慣例，還有五條基本原則可供遵循。

 

四、不符合項(xiàng)性質(zhì)分為兩大類(lèi)

 

　　即嚴(yán)重（major）不符合項(xiàng)和一般（minor）不符合項(xiàng)。按照國(guó)際通行的做法，嚴(yán)重不符合項(xiàng)主要包括以下四點(diǎn)

 

　　1、體系出現(xiàn)系統(tǒng)性不符合

 

　　比如，某一個(gè)過(guò)程或關(guān)鍵子過(guò)程多處重復(fù)性出現(xiàn)不符合項(xiàng)，或體系的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)KPI（可理解為受審核方質(zhì)量目標(biāo)）未完成，也未采取積極的糾正措施等等。

 

　　2、體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性的不符合

 

　　比如，某一個(gè)部門(mén)所主管的過(guò)程均出現(xiàn)或多個(gè)過(guò)程出現(xiàn)不符合項(xiàng)，且未采取有效的糾正措施等等

 

　　3、對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量具有重大影響的不符合

 

　　比如，用失準(zhǔn)的計(jì)量器具對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)；產(chǎn)品的重要出廠檢驗(yàn)項(xiàng)目沒(méi)有按規(guī)定實(shí)施檢驗(yàn)和試驗(yàn)就出廠；某武器裝備（如飛機(jī)）采購(gòu)的重要采購(gòu)產(chǎn)品未經(jīng)入廠檢驗(yàn)就直接裝機(jī)，造成使用（如飛行）事故……等等。

 

　　4、存在嚴(yán)重違反法律的行為

 

　　比如，在食品中添加國(guó)家明令禁用的添加劑；鍋爐等易燃易爆產(chǎn)品未按要求送國(guó)家規(guī)定的監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢驗(yàn)就放行；盜用別人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)設(shè)計(jì)和生產(chǎn)產(chǎn)品并銷(xiāo)售……等等。

 

　　對(duì)于不同認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)，嚴(yán)重不符合項(xiàng)的劃分類(lèi)型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項(xiàng)可以界定為一般不符合項(xiàng)。

 

　　審核員對(duì)不符合項(xiàng)性質(zhì)的劃分一般都是清楚的。但是，在實(shí)施過(guò)程中往往存在著兩種人為錯(cuò)誤。

 

　　一是出于照顧情面或其他因素的考慮，將嚴(yán)重不符合項(xiàng)大事化小，甚至不將其納入不符合項(xiàng)報(bào)告范疇。

 

　　二是不良心態(tài)作祟，小事化大，把一般不符合項(xiàng)演化成嚴(yán)重不符合項(xiàng)。這些都是十分錯(cuò)誤的做法，違背了審核員的行為準(zhǔn)則，應(yīng)予以糾正。