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一、文件控制程序
1、目的
對(duì)文件進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場(chǎng)所及時(shí)得到和使用有效版本的文件。
2、適用范圍
適用于與食品安全、質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制。
3、職責(zé)
3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊(cè)和程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布。
3.2 管理者代表（兼食品安全小組組長(zhǎng)）負(fù)責(zé)手冊(cè)和程序文件審核，負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行評(píng)審。
3.3 文控中心負(fù)責(zé)所有受控文件的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。
3.4 各部門(mén)相關(guān)文件的編制和使用保管，部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)文件的批準(zhǔn)。
4、工作程序
4.1 新文件的編號(hào)
4.1.1 管理者代表根據(jù)《文件編號(hào)、版本變更、部門(mén)代碼、文件分發(fā)編號(hào)管理規(guī)定》對(duì)手冊(cè)、程序文件進(jìn)行編號(hào)。
4.1.2 其他文件，由文件編制者從部門(mén)文件管理員處取得文件號(hào)（文件取號(hào)參照《文件編號(hào)、版本變更、部門(mén)代碼、文件分發(fā)編號(hào)管理規(guī)定》）。
4.1.3 取號(hào)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“文件取號(hào)登記表”記錄文件名及文件號(hào)。
4.2 文件的編寫(xiě)
4.2.1 手冊(cè)和程序文件由管理者代表組織編寫(xiě)。
4.2.2 食品開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)編制技術(shù)文件，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)規(guī)范、工藝文件。
4.2.3 食品安全小組負(fù)責(zé)編制PRP，OPRP，HACCP計(jì)劃，其他管理文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)部門(mén)組織編寫(xiě)。
4.2.4同一類文件刊頭、刊尾、封面的編寫(xiě)格式要統(tǒng)一，內(nèi)容格式不作統(tǒng)一要求。
4.3 文件的審批
4.3.1 手冊(cè)、程序文件由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)；PRP，OPRP，HACCP計(jì)劃由食品安全小組中指定的成員審核，食品安全小組組長(zhǎng)批準(zhǔn)。
4.3.2技術(shù)文件由食品開(kāi)發(fā)部主管工程師審核，經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.3 檢驗(yàn)規(guī)程由品管部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
4.3.4 其他部門(mén)級(jí)管理文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
4.3.5 公司級(jí)管理文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.6 文件在送審的同時(shí)需填“文件分發(fā)清單”以確定分發(fā)部門(mén)，并由此文件的審批人負(fù)責(zé)審批“文件分發(fā)清單”。
4.4 文件的發(fā)放
4.4.1 受控文件原稿在提交給文控中心前，送交人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行以下確認(rèn)：
a） 是否進(jìn)行有效的批準(zhǔn)？
b） 可不是、文件號(hào)、版本號(hào)、頁(yè)數(shù)是否完整？
如有不完整的情況時(shí)，退回編寫(xiě)人進(jìn)行修正。
受控文件的范圍見(jiàn)《受控文件的范圍規(guī)定》。
4.4.2 將文件連同“文件分發(fā)清單”提交文控中心，文控中心將收到的文件原稿做好編目登記，填寫(xiě)“文件歸檔編止清單”。
4.4.3文控中心文件管理員根據(jù)“文件分發(fā)清單”的總份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在復(fù)印文件上加蓋“受控文件”印章。
4.4.4 文控中心文件管理員把文件分發(fā)給有關(guān)部門(mén)，并要求文件領(lǐng)用人在“受控文件分發(fā)回收記錄”上簽收。
4.4.5 受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。
4.4.6當(dāng)需使用文件的人員未放你一馬文件時(shí)，不得隨意借用其他人的文件，應(yīng)填寫(xiě)“文件領(lǐng)用申請(qǐng)表”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及管理者代表批準(zhǔn)后，到文控中心辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控文件”印章的受控文件復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由文控中心收回，并追究其責(zé)任。
4.4.7 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)填寫(xiě)“文件領(lǐng)用申請(qǐng)表”申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)（應(yīng)在“文件領(lǐng)用申請(qǐng)表”中做出丟失原因的說(shuō)明）。文控中心在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并在“受控文件分發(fā)回收記錄”是注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢，必要時(shí)將作廢文件的分民號(hào)通知各部門(mén)，防止誤用。
4.5 文件的以舊換新
4.5.1 結(jié)于使用過(guò)程中損壞的文件，文件使用部門(mén)可用損壞的舊文件到文控中心換取新文件。
4.5.2以舊換新的文件，文控中心文件管理員要在“受控文件分發(fā)回收記錄”上做好登記，并注明原因。新文件的分發(fā)編號(hào)和舊文件的分發(fā)編號(hào)相同。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件需更改時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“文件更改通知單”說(shuō)明更改原因。
4.6.2 “文件更改通知單”及更改后文件的審批應(yīng)由原審批部門(mén)進(jìn)行。
4.6.3 文件更改批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人實(shí)施更改。更改后的文件連同“文件更改通知單”交文控中心。文控中心文件管理員按“受控文件分發(fā)回收記錄”的名單發(fā)放修改后的文件及“文件更改通知單”，同時(shí)回收作廢的舊文件。
文件更改完成之前，可先發(fā)“文件更改通知單”。
4.7 文件的換版
文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到9時(shí)）或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢。
4.8 文件的作廢
作廢的文件由文控中心文件管理員按“受控文件分發(fā)回收記錄”收回并記錄。
作廢文件原稿加蓋紅色“保留之作廢文件”印章后保存于文控中心，不作銷毀。
其余作廢由文控中心統(tǒng)一銷毀。
4.9 文件的管理
4.9.1 文件應(yīng)有序地存放以便于存取和查閱。
4.9.2 不得在受控文件上亂涂亂畫(huà)，不得私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。
4.9.3 公司運(yùn)作方式以及外部法律、法規(guī)及變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更改相應(yīng)文件。
4.9.4 借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)文件所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件。到期不歸還，由文件所在部門(mén)負(fù)責(zé)收回（借閱時(shí)需填寫(xiě)“文件借閱登記表”）。
4.9.5 文控中心負(fù)責(zé)在每次內(nèi)部審核前全面檢查各類在用文件有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
4.10 外來(lái)文件的控制
4.10.1 作為開(kāi)發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)檢驗(yàn)等依據(jù)的各類外來(lái)文件（包括法律法規(guī)），由相關(guān)部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行審查。審查批準(zhǔn)后交由文控中心登記、編號(hào)、發(fā)放。發(fā)放時(shí)加蓋“外來(lái)文件”印章。
4.10.2 文控中心保存外來(lái)文件原稿，借閱時(shí)需填寫(xiě)“文件借閱登記表”。
4.10.3 為個(gè)來(lái)文件的有效性，各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)與有關(guān)主管部門(mén)的聯(lián)系，并在每年的管理評(píng)審前，由管理者代表組織各部門(mén)經(jīng)理對(duì)外部文件的有效性進(jìn)行審查。
4.10.4 法律法規(guī)等外來(lái)文件的進(jìn)一步控制，詳見(jiàn)《法律法規(guī)與其他要求控制程序》。
4.11 發(fā)外文件的控制
4.11.1 發(fā)外文件必須由管理者代表批準(zhǔn)后方可發(fā)外（采購(gòu)部發(fā)給供應(yīng)商的文件除外）。
4.11.2 提供給供應(yīng)商和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的受控文件（如提供給外協(xié)廠的撫摩規(guī)范、提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理手冊(cè)等），提供部門(mén)應(yīng)做好發(fā)放登記（填寫(xiě)“文件外發(fā)記錄”）及更改、作廢的記錄。
4.11.3 提供給客戶的文件，不加蓋受控印章，不做更改（換）控制，但需做好發(fā)放記錄。
4.12 文件的評(píng)審
每年管理評(píng)審前或根據(jù)需要適時(shí)對(duì)使用中的文件進(jìn)行評(píng)審（評(píng)審時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“文件評(píng)審表”），必要時(shí)予以修訂。
5、支持性文件
5.1 《文件編號(hào)、版本變更、部門(mén)代碼、文件分發(fā)編號(hào)管理規(guī)定》
5.2 《受控文件的范圍規(guī)定》
5.3 《技術(shù)文件編號(hào)規(guī)則》
5.4 《法律法規(guī)與其他要求控制程序》
6、記錄
6.1 文件取號(hào)登記表
6.2 文件分發(fā)清單
6.3 文件歸檔編目清單
6.4 受控文件分發(fā)回收記錄
6.5 文件領(lǐng)用申請(qǐng)表
6.6 文件更改通知單
6.7 文件評(píng)審表
6.8 文件借閱登記表
6.9 文件外發(fā)記錄
二、記錄控制程序
1、目的
規(guī)范記錄的管理，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)和食品安全、質(zhì)量環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行，為活動(dòng)的可追溯性 經(jīng)及采取改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。
2、適用范圍
本程序文件適用于與食品安全、質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的所有記錄。
3、職責(zé)
3.1 公司各級(jí)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的編制、處理的審批。
3.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的編制、填寫(xiě)、收集、保存、歸檔、移交、處理。
3.3 管理者代表（食品安全小組組長(zhǎng)）負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查記錄控制的實(shí)施情況。
3.4 記錄的填寫(xiě)人員，對(duì)所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。
4、工作程序
4.1 記錄的范和形式
4.1.1 記錄是記載所實(shí)施的食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)或取得成果的客觀證據(jù)。記錄既包括了本單位產(chǎn)生的內(nèi)部記錄，也包括接收的外部記錄。
4.1.2 記錄可以是表格、圖表、報(bào)告、磁帶、磁盤(pán)、照片等形式。
4.2 記錄樣式的和審批
4.2.1 各部門(mén)根據(jù)工作需要， 可自行編制記錄樣式的草案。編制時(shí)，應(yīng)按《文件編號(hào)、版本變更、部門(mén)代碼、文件分發(fā)編號(hào)管理規(guī)定》給記錄樣式惟一的編碼。
4.2.2 新編制的記錄樣式，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（可與文件一同審批。單獨(dú)審批時(shí)，采取在背面簽名的方式進(jìn)行。）
4.3 記錄樣式的發(fā)放與更改
4.3.1 按《文件控制程序》的規(guī)定做好記錄樣式的發(fā)放與管理。
4.3.2 文控中心應(yīng)編制在用記錄樣式目錄——“記錄匯總表”，分發(fā)各部門(mén)，以便各部門(mén)使用。
4.3.3 記錄樣式的更改，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。記錄樣式更改進(jìn)，應(yīng)給予新的版號(hào)。發(fā)放更改后的記錄樣式時(shí)，應(yīng)收回舊樣式。
4.4 記錄的管理
4.4.1 填寫(xiě)要求
記錄的字跡應(yīng)清晰、真實(shí)，并按要求正確填寫(xiě)，且不應(yīng)隨意涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行更正，并簽名，必要時(shí)注明日期。
4.4.2 收集、歸檔
�。�1）食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)的開(kāi)展均伴隨有記錄的產(chǎn)生，每一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，該項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人應(yīng)將該項(xiàng)記錄整理?xiàng)钗慕挥柘嚓P(guān)部門(mén)。各部門(mén)由專人負(fù)責(zé)收集有關(guān)記錄。
（2）各部門(mén)專門(mén)負(fù)責(zé)記錄管理的人員，根據(jù)需要復(fù)制規(guī)定份數(shù)發(fā)至有關(guān)部門(mén)，分發(fā)時(shí)應(yīng)要求收件人在背后簽字（必要時(shí)）。原件則進(jìn)行分類、裝訂后歸檔。
4.4.3 查閱、借閱
（1）已歸檔的記錄，借閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“文件借閱登記表”。
（2）經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，可查閱其記錄。
�。�3）所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。
4.4.4 記錄的標(biāo)識(shí)、貯存和保護(hù)
�。�1）記錄按類別裝訂成冊(cè)（至少一年裝訂一次），做好名稱、部門(mén)、時(shí)間標(biāo)識(shí)，保存在適當(dāng)?shù)臋n案柜（箱）中便于查閱，并注意做好防蟲(chóng)鼠、防潮等工作以防止記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。
（2）采用其他媒介的記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤(pán)，應(yīng)注意防潮、防壓、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失。必要時(shí)，可復(fù)制備份。
4.5 外來(lái)記錄的控制
4.5.1 相關(guān)方投訴、建議，以及相關(guān)方食品安全、質(zhì)量、環(huán)境不符合記錄，由對(duì)應(yīng)部門(mén)向品管部移交。由品管部予以管理。
4.5.2 其他相關(guān)方的記錄由對(duì)應(yīng)部門(mén)保存。
4.6 記錄的保存期
記錄的保存期按《記錄目錄及其保存期》的規(guī)定執(zhí)行。沒(méi)有特別規(guī)定的，保存期為一年。
4.7 記錄的處理
4.7.1 已超過(guò)保管期或無(wú)查考價(jià)值的記錄，可剔除處理。
4.7.2 記錄的處理方式為銷毀。
4.7.3 需銷毀的記錄，由其管理員填寫(xiě)“文件銷毀清單”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，文件管理員負(fù)責(zé)銷毀。
5、支持性文件
5.1 《文件控制程序》
5.2 《文件編號(hào)、版本變更、部門(mén)代碼、文件分發(fā)編號(hào)管理規(guī)定》
5.3 《記錄目錄及其保存期》
6、記錄
6.1 記錄匯總表
6.2 文件借閱登記表
6.3文件銷毀申請(qǐng)
