年末盤點(diǎn)需要對倉庫方方面面都盤點(diǎn)到位,要把當(dāng)年的存貨全部盤點(diǎn)清楚,想好如何處理,將倉庫清點(diǎn)一遍,做到心中有數(shù),該處理的要處理,務(wù)必確保不留下陳年舊賬,賬目數(shù)目都清楚了,也更方便把來年的主打產(chǎn)品做好庫存計(jì)劃。
倉儲是物流的根本所在,一切物品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉庫,而現(xiàn)在各企業(yè)都強(qiáng)調(diào)“大物流”的概念,這就使得盤點(diǎn)工作尤其重要。
盤點(diǎn)的意義
所謂盤點(diǎn),是指定期或臨時對庫存商品的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查、清點(diǎn)的作業(yè),即為了掌握貨物的流動情況 (入庫 、在庫 、出庫的流動狀況),對倉庫現(xiàn)有物品的實(shí)際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對,以便準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)量。
倉庫盤點(diǎn)的作用主要有以下幾點(diǎn):
1.減少差錯發(fā)生
物料因不斷地收發(fā),日子久了難免發(fā)生差額與錯誤,盤點(diǎn)可以確物料的現(xiàn)存數(shù)量,并糾正帳物不一致的現(xiàn)象,不會因?yàn)橘~面的錯誤而影響正常的生產(chǎn)計(jì)劃。
2.為檢討物料管理的績效,進(jìn)而加以改進(jìn)
例如呆賬、廢料多少,物料的保管與維護(hù),物料的存貨周轉(zhuǎn)率等等,經(jīng)過盤點(diǎn)可以認(rèn)定并加以改善。
3.計(jì)算損益
企業(yè)的損益與物料庫存有密切的關(guān)系,而物料庫存金額的正確與否有賴于存量與單價的正確性。因此為求得損益的正確性,必須加以盤點(diǎn)以確知物料現(xiàn)存數(shù)量。
4.對遺漏的訂貨可以迅速采取訂購措施
采購部門因工作疏漏而漏下的訂單,通過盤點(diǎn),可以加以補(bǔ)救。
為盡可能的做到帳務(wù)與實(shí)物的一致,并與財(cái)務(wù)要求保持一致,財(cái)務(wù)部一般會要求倉庫每月盤點(diǎn)一次,以滿足會計(jì)核算的要求,每個季度財(cái)務(wù)部與倉庫部/生管部會同盤點(diǎn)一次,并以半年度盤點(diǎn)和年底盤點(diǎn)最為重要。
盤點(diǎn)中的常見問題
在大多數(shù)人的眼里,倉庫盤點(diǎn)是一件很容易的事情,把材料成品數(shù)一數(shù),記錄一下品名和數(shù)量,就可以完工,但在實(shí)際的工作過程中,卻發(fā)生很多賬實(shí)不符的事情,發(fā)生這樣的情況主要是一些細(xì)節(jié)沒有做到。
下面列舉一些盤點(diǎn)中容易出現(xiàn)的問題:
1.盤點(diǎn)前準(zhǔn)備工作不足、部門之間的協(xié)調(diào)
除了臨時盤點(diǎn)外,每次周期性或大型盤點(diǎn)前都有許多準(zhǔn)備工作要做,如庫位的整理、單據(jù)的收集、賬目的清查以及盤點(diǎn)人員的安排等等。而恰恰是這些基礎(chǔ)的工作卻往往得不到重視。
1)庫區(qū)擺放混亂
因?yàn)楸P點(diǎn)中除去倉管員外,還有其他相關(guān)部門人員配合,而這些人員對倉庫可能并不熟悉,倉管員在碼放混亂的庫區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。
2)單據(jù)的收集
確定盤點(diǎn)時間后,倉儲人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限,僅在盤點(diǎn)時將倉庫單據(jù)收集起來,殊不知每張單據(jù)都會有流轉(zhuǎn)的時間。例如回庫、在途以及生產(chǎn)線上的物品等等。
3)賬目的清查
不與財(cái)務(wù)事前核對相關(guān)數(shù)據(jù),各種倉庫往往都存在一些臨時無單據(jù)的緊急進(jìn)出貨,而且財(cái)務(wù)以金額為依據(jù),而倉庫卻是以數(shù)量為依據(jù),這其中必然會出現(xiàn)一些差異,這都需要事前核對,統(tǒng)一起來。
4)盤點(diǎn)人員的安排混亂
盤點(diǎn)前無詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃,人員分工混亂,這在盤點(diǎn)時就會產(chǎn)生一人身兼數(shù)職,而有些人卻又無所事事。有的庫區(qū)早早盤完,有的卻遲遲不見動靜,甚至有的庫區(qū)無人監(jiān)盤,也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。
2.盤點(diǎn)中的問題
1)相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力
配合盤點(diǎn)的相關(guān)部門人員往往認(rèn)為事不關(guān)己,加上對庫區(qū)不熟悉,草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信,在盤點(diǎn)中快速帶過。
2)臨時的進(jìn)出貨
在盤點(diǎn)時盡量讓倉庫處在靜止?fàn)顟B(tài)中。但在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營中必不可免的會出現(xiàn)臨時的進(jìn)出貨,處理不當(dāng)既影響運(yùn)營又造成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錯誤。
3)盤點(diǎn)中的數(shù)據(jù)錯誤
盤點(diǎn)時一次盤過還是會有差錯,無論人員如何認(rèn)真還是會出現(xiàn),尤其是在交叉盤點(diǎn)時。
3.盤點(diǎn)后的分析
倉庫盤點(diǎn)后給人的感覺往往是輕松的,但盤點(diǎn)分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉庫對庫存物品都會有相應(yīng)允許的盤點(diǎn)差異,往往讓盤點(diǎn)人員在做分析時當(dāng)成救命的稻草。帳實(shí)、帳賬差異會有多種原因,不能簡單的因?yàn)椴町悢?shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運(yùn)營中也有一些不規(guī)范之處,造成盤點(diǎn)人員將差異歸咎于流程或部門之間的標(biāo)準(zhǔn)上。
在倉庫盤點(diǎn)的實(shí)際操作中存在著種種問題,造成盤點(diǎn)中的差錯。眾所周之,倉庫盤點(diǎn)要做到賬賬相符、賬實(shí)相符,盤點(diǎn)中的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確將直接影響到企業(yè)的正常經(jīng)營。
如何做好盤點(diǎn)計(jì)劃?
1.部門配合
一個正常生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)的物流是時刻變動的,是一個動態(tài)的指標(biāo),而企業(yè)盤點(diǎn)的目的,就是要查出某一個時間點(diǎn)的庫存量,而庫存量卻是一個靜態(tài)的指標(biāo),這就形成了一個矛盾,這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點(diǎn)期間暫時停止料物的收發(fā)運(yùn)作,達(dá)到倉庫所需要的無變動狀態(tài)。
所以在盤點(diǎn)期間,即使生產(chǎn)出貨照常進(jìn)行,也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上,以達(dá)到倉庫物料的靜態(tài)。此時的盤點(diǎn)要求只局限于倉庫本身,如果年底全面盤點(diǎn),生產(chǎn)和一切物流要全部停止動作,生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫,再進(jìn)行全面的盤點(diǎn)。
2.人員配置
倉庫的盤點(diǎn)必須配備一定的人員,參與盤點(diǎn)的人員必須具備一定識別和計(jì)量物料的能力,對于盤點(diǎn)工作,同時各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,除倉管員以外,其他部門的人員也必須參與盤點(diǎn),比如生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部,生管部需要檢查庫存品名數(shù)量,財(cái)務(wù)部不僅要對品名數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督,還要對庫存的價值進(jìn)行計(jì)算,各部門人員的共同參與,一定程度上還增強(qiáng)了盤點(diǎn)人員的隊(duì)伍,加速了盤點(diǎn)工作的進(jìn)行。
3.盤點(diǎn)時間
倉庫的盤點(diǎn)時間一般選擇在月底的最后一天,當(dāng)然也會由于臨時的需要進(jìn)行月中盤點(diǎn)。
選擇在月底盤點(diǎn)的優(yōu)勢很多:
①月底盤點(diǎn)與倉庫每月結(jié)賬時間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;
②月底盤點(diǎn)與財(cái)務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào),提高了數(shù)據(jù)的使用效率;
③月底盤點(diǎn)為生產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表與財(cái)務(wù)月報(bào)表提供了真實(shí)有說服力的數(shù)據(jù);
④月底盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。
4.前期準(zhǔn)備
對盤點(diǎn)前的物料,倉庫管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。
第一,將同一類別,品名的物料放在一起,以便于盤點(diǎn)工作的順利進(jìn)行;
第二,檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄,并核對實(shí)物數(shù)量。
5.詳細(xì)記錄
盤點(diǎn)人員在盤點(diǎn)期間,必須認(rèn)真核對實(shí)物的品名,數(shù)量,料號,做到準(zhǔn)確無誤,對實(shí)物過小的原料,還要借助一定的計(jì)量工具(如電子稱,卡尺等)進(jìn)行計(jì)量,進(jìn)行專門的稱量計(jì)算。對于貴重材料成品,還要進(jìn)行重點(diǎn)記錄,精確計(jì)量。
6.復(fù)盤
根據(jù)概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤點(diǎn)以后,有條件的企業(yè)還要對經(jīng)過盤點(diǎn)的實(shí)物進(jìn)行復(fù)盤,以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,減少工作中的失誤。
7.查找差異原因
盤點(diǎn)結(jié)束以后,相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點(diǎn)數(shù)量相比較得到差異,如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍,就必須對差異做出說明與原因分析,差異在合理的范圍內(nèi),也需要分析差異原因,最后調(diào)整帳務(wù),做到賬實(shí)相符。
在這里需要提示的一點(diǎn):次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤點(diǎn)數(shù)相等,而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等,否則就會將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中,盤點(diǎn)也自然失去了它應(yīng)有的意義和效果。
8.臨時事件處理辦法
倉庫在盤點(diǎn)期間,如果碰到必須的物料收發(fā),比如急需的供應(yīng)商送貨,成品的入庫及客戶送貨,通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達(dá)下一個月份),并對入庫的原料進(jìn)行隔離處理(不參與盤點(diǎn)),對出庫的成品在發(fā)貨前盤點(diǎn)(需參與盤點(diǎn)),目的就是在這種緊急情況發(fā)生時,避免造成帳務(wù)的混亂和實(shí)物的不相符,保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。
盤點(diǎn)工作對維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準(zhǔn)確,及時發(fā)現(xiàn)問題,分析原因,處理問題,改進(jìn)工作方面有著相當(dāng)重要的意義,并為財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障,對了解企業(yè)資產(chǎn)狀況,物流狀態(tài)提供了第一手資料,為公司決策層提供了有力的信息來源。