一、首次會議

首次會議的要求

----審核組長主持

----審核組成員以恰當(dāng)?shù)难哉勁e止開始審核活動

----按時、簡短、明了，一般30分鐘左右

----通常，與會人員需簽到，審核組保留簽到和會議記錄

----氣氛融洽、坦率、透明和正規(guī)

 

首次會議的目的

----確認(rèn)審核計劃

----簡介實施審核活動的方法和程序

----確認(rèn)審核中的溝通渠道

----向受審核方提供詢問的機(jī)會

 

首次會議的內(nèi)容和程序（可簡化）

----人員介紹（可簡化）

----確認(rèn)審核目的、范圍和準(zhǔn)則

----確認(rèn)審核日程及其他相關(guān)安排

----介紹審核方法及程序

----說明審核中與受審核方的溝通和可能影響審核正常進(jìn)行的情況

----確認(rèn)向?qū)Ъ捌渥饔煤吐氊?zé)，落實審核所需的資源和設(shè)施（可簡化）

----確認(rèn)對審核活動的限制條件和要求（可簡化）

----申明保密原則（可簡化）

----說明申訴渠道（可簡化）

----確認(rèn)其他有關(guān)問題，澄清疑問

 

二、現(xiàn)場審核，收集和驗證信息，獲得審核依據(jù)

從收集信息到得出審核結(jié)論的過程

 

信息源

----面談

----觀察

----文件

----記錄

----數(shù)據(jù)的匯總、分析和業(yè)績指標(biāo)

----相關(guān)方的報告

----其他方面的信息源

 

收集信息的方法和技巧

----基本方法：抽樣

----具體方法：

●面談

●觀察

●查閱文件和記錄

●需要時，實際測量

 

信息和審核證據(jù)

----審核證據(jù)是與審核準(zhǔn)則有關(guān)的能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息

----信息可包括：記錄、事實陳述或其他信息

----能夠成為審核證據(jù)的信息應(yīng)是能證實的，但不要求逐一證實

----確保作為審核證據(jù)的信息是真實的、客觀存在的

 

驗證信息獲得審核證據(jù)的方法

----對照文件規(guī)定，證實觀察到的實際操作與文件規(guī)定的一致性

----對照文件規(guī)定，證實記錄與文件的符合性

----通過觀察證實獲得信息的準(zhǔn)確性和真實性

----通過實際測量證實活動和過程的結(jié)果或記錄的符合性、有效性和真實性

----其他適用的證實方法（如信息對比等）

 

記錄審核證據(jù)

----應(yīng)記錄的內(nèi)容：時間、地點、面談對象、主題事項等

----全面反映審核情況

----對有問題的信息記錄應(yīng)反映不符合事實的主要情節(jié)

----清楚、準(zhǔn)確、具體、具有重查性

 

現(xiàn)場審核活動中需注意的事項

----明確總體、合理抽樣

----辨別關(guān)鍵過程

----辨別主要因素

----重視控制效果

----注意相關(guān)影響

----尊重受審核方，營造良好的審核氣氛

----審核組長控制審核的進(jìn)展并糾正出現(xiàn)的不良現(xiàn)象

三、形成審核發(fā)現(xiàn)（開具不合格報告）
 

形成審核發(fā)現(xiàn)

----方法

• 審核組成員分別說明審核情況、收集的信息和證據(jù)，以及初步判定的審核發(fā)現(xiàn)

• 審核組成員之間溝通需要相互印證的信息和證據(jù)，討論疑點和分歧

• 將審核組成員獲得的信息和證據(jù)匯總分析，共同確定審核發(fā)現(xiàn)

----審核發(fā)現(xiàn)包括

• 符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)

• 不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)

 

不符合項的形成和性質(zhì)

----不符合項的形成

• 文件不符合標(biāo)準(zhǔn)的要求

• 實施現(xiàn)狀不符合審核準(zhǔn)則的運(yùn)行結(jié)果未達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)

 

----不符合項的性質(zhì)

• 體系性不符合

• 實施性不符合

• 效果性不符合

 

不符合報告的內(nèi)容

----受審核的部門或不符合發(fā)生的地點

----受審核部門負(fù)責(zé)人

----審核員

----審核日期

----不符合事實的描述

----不符合審核準(zhǔn)則的名稱和條款

----不符合的性質(zhì)

----審核員簽字、審核組長認(rèn)可簽字和受審核部門代表方確認(rèn)簽字

----適用時，不符合報告的內(nèi)容還可包括

●不符合項的原因分析

●糾正措施計劃及預(yù)計完成日期

●糾正措施實施情況的說明

●糾正措施的完成情況及驗證記錄

 

編制不符合報告的要求

----不符合事實描述準(zhǔn)確、具體，不遺漏任何有益信息，具有重查性和可追溯性

----不要只寫結(jié)論不寫事實，不帶有評論性意見

----文件表達(dá)簡明簡煉，盡可能使用行業(yè)或?qū)�業(yè)術(shù)語

----不符合的條款的判斷應(yīng)準(zhǔn)確

----不符合的性質(zhì)判定應(yīng)客觀、準(zhǔn)確

 

不合格事實描述要點

• 準(zhǔn)確地描述觀察到的事實（時、地、人、具體圖號、文件編號----）；

• 使其有可重查性和可追溯性；

• 力求簡明精煉，抓住核心不合格加以概括；

• 合格的事實不要寫，有負(fù)面影響的不要寫；

• 無關(guān)人員提供的信息不要寫；

• （企業(yè)發(fā)現(xiàn)的偶然不合格已經(jīng)糾正的不要寫）；

• 不要光寫結(jié)論，不寫事實。

 

不符合項的確認(rèn)

----審核中發(fā)現(xiàn)的問題，由當(dāng)事人/責(zé)任人確認(rèn)

----審核組內(nèi)部達(dá)成共識，審核組長簽字認(rèn)可

----受審核方簽字確認(rèn)不符合事實

----確認(rèn)過程中如有疑異，應(yīng)予以澄清或解決

 

在現(xiàn)場審核中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格項時，審核員應(yīng)做哪些工作

向受審核部門負(fù)責(zé)人講清這是一個不合格項，以及為什么不合格，達(dá)成一個共識；

• 請陪同人員確認(rèn)事實；

• 做好詳細(xì)記錄（時、地、人、具體事實）；

• 事后向?qū)徍私M長報告；

• 填寫不合格報告；

• 請受審核方在不合格事實一欄上簽字。

四、形成審核結(jié)論

準(zhǔn)備審核結(jié)論

----匯總分析不符合審核的審核發(fā)現(xiàn)，提出體系的薄弱環(huán)節(jié)和改進(jìn)需求

----動態(tài)比較

----匯總分析符合準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)，總結(jié)體系的優(yōu)勢和優(yōu)點

----需考慮的其他信息

●審核中收集到的可能影響實現(xiàn)審核目的信息

●審核中固有的不確定因素，解決分歧，對審核結(jié)論達(dá)成共識

●適用時，針對潛在問題指出改進(jìn)方向

●需要時，討論審核后續(xù)活動的安排

 

管理體系符合性和有效性評價

----文件與審核準(zhǔn)則的符合程度

----體系的實施狀況及其有效程度

●管理者和員工的質(zhì)量意識

●質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適宜性和實現(xiàn)情況

●主要過程和關(guān)鍵活動達(dá)到預(yù)期結(jié)果的情況

●資源狀況及滿足要求的能力

●產(chǎn)品質(zhì)量符合要求的程度和穩(wěn)定性，內(nèi)、外部失效的情況

●顧客滿意程度

----持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

 

審核結(jié)論

----審核結(jié)論是審核組在對管理體系的符合性和有效性進(jìn)行綜合評價的基礎(chǔ)上，結(jié)合此次審核的審核目的，得出的最終審核結(jié)果

----不同的審核目的內(nèi)部審核，其審核結(jié)論不完全相同

----內(nèi)部審核的審核結(jié)論通�？梢园�括以下幾種：

●管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度

●管理體系的有效實施、保持和改進(jìn)

●管理評審過程在確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力

 

審核過程中的溝通

----審核組內(nèi)部的溝通

----審核組與受審核方的溝通


五、末次會議

末次會議的要求

 

----會前準(zhǔn)備充分

----審核組長主持

----與會人員可包括

審核組成員、受審核方的管理者

 

末次會議的程序

----重申審核的目的、準(zhǔn)則和范圍

----提出審核發(fā)現(xiàn)

----宣布審核結(jié)論

----必要時，說明可能降低審核結(jié)論可信程度的情況

----適當(dāng)時，討論糾正和預(yù)防措施的時間表

----適用時，針對潛在的問題指出改進(jìn)方向

----需要時，受審核方代表簡短致辭

六、審核報告
 

審核報告

----編制人：審核組長或其他審核員

----責(zé)任人：審核組長

----沒有統(tǒng)一的格式

----內(nèi)容應(yīng)提供完整、準(zhǔn)確、簡明和清晰的審核記錄

----通常由管理者代表審批

 

審核報告的內(nèi)容

----審核目的

----審核范圍

----審核準(zhǔn)則

----審核組成員

----現(xiàn)場審核活動實施的起止日期

----審核發(fā)現(xiàn)

----審核結(jié)論

----適當(dāng)時，可包括或引用其他有關(guān)內(nèi)容

 
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